TS. BẾ TRUNG ANH\n Học viện CTQG Hồ Chí Minh
(Tiếp theo kỳ trước)
4.Hệ thống thông tin báo cáo:
Báo cáo là một khâu quan trọng trong hệ thống giao tiếp của tổ chức, là nội dung liên hệ giữa cấp dưới và cấp trên, giữa các thành viên trong tổ chức. Báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời sẽ giúp cấp trên nắm được thông tin của cấp dưới để có kế hoạch, chủ trương, quyết định được chuẩn xác.
Information Report System – IRS là dạng chung nhất và là dạng đầu tiên của HTTT quản lý, hiện nay chúng vẫn là một loại chủ yếu của HTTT quản lý. Nó cung cấp cho các nhà quản lý những sản phẩm thông tin hỗ trợ việc ra quyết định hàng ngày của họ. Các hoạt động quản lý ở mức tác nghiệp và chiến thuật rất cần hệ thống này cung cấp thông tin. Ví dụ hệ này có thể cung cấp những báo cáo có nội dung: tình hình cấp phép xây dựng trong tháng của một quận, các đề tài khoa học đã được đăng ký trong năm, v.v...
Báo cáo là một hình thức thông tin văn bản trình bày về một vấn đề, một sự việc, tình hình hoặc hiện trạng với một đối tượng nhất định trong tổ chức. Đó là một hình thức thông tin chủ yếu trong các hình thức thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo và quản lý điều hành. Chính đặc tính tuân thủ theo hình thức và thủ tục nhất định của báo cáo khiến cho tin học và CNTT có đất để ứng dụng ngày một hiệu quả vào hệ thống này.
5. Hệ trợ giúp quyết định:
Bất kỳ hệ thống nào hỗ trợ cho một quyết định cũng đều là hệ thống hỗ trợ quyết định – Disision Suport System (DSS). DSS phục vụ cho mức quản lý tổ chức. Hệ thông tin hỗ trợ quyết định theo rất nhiều cách khác nhau, và DSS là một lớp các hệ thống hỗ trợ cho quyết định theo cách thức duy nhất. Cán bộ quản lý sẽ căn cứ dữ liệu của DSS đưa ra để ra quyết định. Theo cách này chúng khác với các TPS. DSS nhanh nhẹn, tương tác, hướng mô hình và hướng hành động trong khi các hệ thống TPS, IRS có khuynh hướng chậm chạp, xử lý theo lô và hướng dữ liệu. Rõ ràng DSS phải đủ độ mềm dẻo để đáp ứng đủ nhanh với điều kiện thay đổi hàng ngày. DSS không chỉ dùng thông tin nội bộ lấy từ TPS và IRS, mà nó còn lấy thêm thông tin từ các nguồn bên ngoài, như các tổ chức khác, các đối thủ cạnh tranh, hay các nguồn tin xã hội khác... Các đặc trưng dễ thấy của DSS là: Nó cung cấp cho người dùng câu trả lời linh hoạt, thích ứng và nhanh chóng; DSS vận hành với rất ít hay không cần sự trợ giúp của người lập trình chuyên nghiệp. Và cuối cùng DSS hỗ trợ cho những quyết định và vấn đề mà giải pháp không thể được mô tả trước.
Phần mềm tin học chẩn đoán bệnh là một DSS điển hình. Phần mềm này có thể tự chẩn đoán bệnh cho bệnh nhân, hơn nữa nó cũng có thể đưa ra thông tin là căn cứ để các bác sĩ qua đó chẩn đoán căn bệnh (hành vi này của bác sĩ có thể được gọi là các quyết định). Các dữ liệu được nhập vào thông qua thông tin trong đơn khám bệnh (TPS) và thông tin trong sổ khám bệnh (nếu có) – OAS.
Theo thiết kế, DSS có đủ thông minh cần thiết để phân tích tình huống, sự kiện hơn các hệ thống khác. Thứ hai là thiết kế của DSS khiến người dùng có thể tự làm việc trực tiếp, với giao diện thân thiện. Tính tương tác của DSS cao, có nghĩa là người dùng có thể thay đổi giả thiết và đưa vào dữ liệu mới. DSS sử dụng kết hợp trí tuệ của các cá nhân với khả năng của máy tính để nâng cao chất lượng của các quyết định.
Các thành phần chủ yếu của DSS là phần cứng, bao gồm các trạm làm việc máy tính; phần mềm, bao gồm các hệ quản trị CSDL, hệ quản trị các mô hình và giao diện người sử dụng; các CSDL và tri thức, chứa các thông tin và dữ liệu rút ra từ các CSDL bên trong và bên ngoài tổ chức, các CSDL này cũng chứa các dữ liệu và thông tin tổng hợp cần thiết cho nhà quản lý, nó cung cấp những thông tin về các điều kiện bên trong và bên ngoài tác động đến vấn đề ra quyết định của nhà quản lý.
Với tính năng như trên, DSS rõ ràng còn rất hiếm, không chỉ ở Việt Nam. Một DSS do trường đại học Arizona (Mĩ) phát triển có tên GroupSystem Và đã được một số hãng lớn của các nước Tây Âu, và Mỹ, Nhật sử dụng như Ford Moto, Coca Cola, BellSouth...
6. Hệ hỗ trợ điều hành:
Để hỗ trợ việc ra quyết định, những người quản lý cấp cao dùng một loại hệ thông tin gọi là hệ hỗ trợ điều hành – Executive Suport System (ESS). ESS phục vụ cho mức chiến lược của tổ chức. Chúng đề cập đến các quyết định phi cấu trúc và được thiết kế để tổ hợp dữ liệu về các sự kiện bên ngoài, nhưng bên cạnh đó nó cũng rút ra những thông tin tóm tắt từ TPS, IRS (và DSS nếu có). Trong khi DSS được thiết kế nặng về phân tích thì ESS có khuynh hướng ít dùng mô hình phân tích, và nó còn khác biệt ở chỗ nó trao thông tin cho người quản lý ở mức tương tác cao hơn DSS.
Nói chung ESS dùng cho nhân viên điều hành cấp cao, nên về mặt chức năng, nó cung cấp cho người sử dụng những thông tin làm cơ sở để trả lời những câu hỏi ở tầm vĩ mô kiểu như: nên tiến hành các hoạt động nào trong thời gian tới, các đối tác nào là quan trọng, những thu nhận mới nào sẽ bảo vệ chúng ta khỏi sự chao đảo trong tiến trình thay đổi đương nhiên của mọi thứ, nhất là trong xã hội thông tin... Tương tự, trong quản lý kinh doanh, nhà quản lý phải dựa vào ESS để trả lời các câu hỏi: nên tiến hành hoạt động kinh doanh nào? đối thủ cạnh tranh đang làm gì? nên bán đơn vị nào để có thêm tiền mặt...Về mặt kỹ thuật, ESS có các giao diện đồ hoạ dễ dùng. ESS là công cụ hữu ích đối với các nhà quản lý điều hành khi họ thường xuyên phải chịu sức ép do tình trạng quá tải thông tin gây ra. Mục tiêu chính của ESS là cung cấp nhanh chóng và thuận lợi cho các nhà quản lý cấp cao các thông tin có chọn lọc về các yếu tố mang tính giải pháp, giúp họ hoàn thành mục tiêu chiến lược của tổ chức. Với DSS đã coi là hiếm có ở Việt Nam thì ESS (là một hệ thống kết hợp nhiều nét của IRS và DSS) sẽ lại càng ít hơn nữa.
7. Hệ chuyên gia:
Khác với DSS và ESS, chỉ chứa những công thức hoặc mô hình xử lý dữ liệu mang tính định lượng, ES – Expert System – hệ chuyên gia đóng vai trò là một chuyên gia đầu ngành, sẽ cung cấp cho nhà quản lý những ý kiến về mặt chuyên môn để ra một quyết định nào đó. Trong quy trình ra một quyết định, các nhà quản lý vẫn thường phải tham khảo ý kiến chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực chuyên sâu nào đó có liên quan. Xây dựng hệ chuyên gia là giúp nhà quản lý có được những thông tin mà trước đây chỉ có từ một con người cụ thể nào đó. Vì thế, một hệ chuyên gia là HTTT dựa trên máy tính, sử dụng các tri thức về một lĩnh vực nhất định để trợ giúp cho người sử dụng như cách trợ giúp của một chuyên gia. Hệ chuyên gia có thể coi là một hệ hỗ trợ dựa trên tri thức (Knowledge-based Decision System), cho nên không chỉ dừng lại tính năng như DSS, ES cung cấp câu trả lời cho những câu hỏi của những vấn đề rất cụ thể, bằng những suy luận giống như suy luận của con người dựa vào tri thức chứa trong một cơ sở tri thức xác định. Như vậy hệ chuyên gia hỗ trợ quyết định cho nhà quản lý dưới dạng lời khuyên của chuyên gia tư vấn trong một vấn đề cụ thể.
Mô hình phổ biến hiện nay của các tổ chức là tích hợp các hệ này trong một thể thống nhất. Như đã mô tả các HTTT trên, thì rõ ràng chúng có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau khi tồn tại trong một tổ chức .
TPS điển hình là nguồn dữ liệu chính cho các hệ thống khác, trong khi ESS lại chủ yếu nhận dữ liệu từ các hệ thống mức thấp hơn. Bên cạnh đó, các hệ thống khác cũng trao đổi thông tin lẫn nhau. Vấn đề đặt ra là nên tích hợp các hệ thống này với nhau như thế nào? Liệu sẽ là tối ưu hay không nếu có một HTTT toàn bộ, duy nhất phục vụ tổ chức và điều phối mọi hệ chuyên dụng, đảm bảo thông tin có thể luân chuyển đến bất kỳ nơi đâu cần tới? Rằng nó là thống nhất, và sự phối hợp giữa chúng là hoàn hảo?
Trong thực tế, mối nối giữa các hệ thống tiến hoá theo thời gian. Bởi vì, phần lớn các hệ thống đều được xây dựng cô lập với các hệ thống khác. Các tổ chức đều không xây dựng tất cả mọi hệ thống ngay một lúc. Do kinh phí, tài nguyên để thực hiện việc này rất lớn. May mắn thay, với sự phát triển của các phần cứng và phần mềm mới - đặc biệt là các hệ quản trị CSDL và viễn thông, việc xây dựng cầu nối giữa các hệ thống mới và hệ thống cũ trở nên đỡ tốn kém và tin cậy hơn.
Hệ thống thông tin trong tổ chức
Hoạt động của bất kể một tổ chức nào cũng cần phải dựa trên những thông tin (dữ kiện) về nguồn lực của tổ chức, về tất thảy những gì liên quan đến cái đích cuối cùng của tổ chức đó. Trong bất kỳ một tổ chức nào, cũng có thể xác định ba hệ thống: Hệ thống điều khiển – có nhiệm vụ ra các quyết định; Hệ thống thực hiện – hoạt động nhằm thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển; HTTT – thực hiện sự liên hệ giữa 2 hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ cơ bản của HTTT là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng quản lý. Ngoài ra HTTT còn trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá .
(Theo Tạp chí Tin học Ngân hàng)