Outlook sẽ tự động bổ sung những địa chỉ email tương ứng có trong nhóm. Không chỉ hữu ích cho gửi email, người dùng còn có thể sử dụng nhóm địa chỉ email để gán yêu cầu tác vụ (task request), yêu cầu họp nhóm (meeting request), v.v... Điều này đặc biệt hữu ích với người dùng máy tính văn phòng làm việc trong môi trường cộng tác.
Outlook sẽ tự động bổ sung những địa chỉ email tương ứng có trong nhóm. Không chỉ hữu ích cho gửi email, người dùng còn có thể sử dụng nhóm địa chỉ email để gán yêu cầu tác vụ (task request), yêu cầu họp nhóm (meeting request), v.v... Điều này đặc biệt hữu ích với người dùng máy tính văn phòng làm việc trong môi trường cộng tác.
Việc tạo nhóm địa chỉ email (Contact Group với MS. Outlook 2010 hoặc Distribution List với MS. Outlook 2007) giúp tiện dụng hơn trong việc gửi cùng một email đến nhiều người nhận trong cùng nhóm. Thay cho việc nhập từng địa chỉ email cần gửi trong mục To, bạn chỉ việc nhập tên nhóm vào MS.
1. Tạo Contact Group
- Khởi chạy MS. Outlook. Trong tab Home, chọn mục Contact (hoặc nhấn Ctrl + 3). (Hình 1)
- Chọn New Contact Group trong giao diện chính của mục Contact và đặt tên nhóm theo nhu cầu cá nhân; chẳng hạn “BanCongNghe”.
- Có thể nhập địa chỉ email người nhận từ Address Book, Outlook Contacts và cả trong New Email Contact. Chẳng hạn với Address Book, chọn Add Members và nhấn chọn From Address Book. Duyệt qua danh sách hiển thị, chọn tên người dùng (hoặc địa chỉ email) cần tạo nhóm và nhấn chọn Members.
Nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều người dùng, nhiều địa chỉ email cùng lúc. Kiểm tra thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email để tránh nhầm lẫn (Hình 2).
- Chọn Save & Close để kết thúc việc tạo Contact Group.
Như vậy, để gửi thư cho nhóm địa chỉ vừa tạo, chọn New (hoặc Ctrl + N) để mở cửa sổ, chọn Address Book và nhấn chọn tên Group cần gửi trong cửa sổ Select Name: Contacts. Bạn có thể kiểm tra danh sách địa chỉ email trong nhóm bằng cách nhấn vào dấu “+”.
Ghi chú: Có thể sử dụng thông tin người dùng qua những email nhận được để đưa vào Contact Group.
Thực hiện như sau:
- Trở lại mục Mail (Ctrl + 1), nhấn phải chuột trên tên (hoặc địa chỉ email) người gửi trong email nhận được, chọn Copy.
- Trong tab Home, chọn New Items và nhấn chọn Contact Group trong More Items.
- Nhập tên nhóm địa chỉ email, chẳng hạn BanCongNghe trong khung Name. Chọn Add Members và nhấn chọn From Outlook Contacts.
- Nhấn phải chuột trong khung Members và chọn Paste để nhập thông tin người dùng.
- Nhấn OK và chọn Save & Close để kết thúc việc bổ sung tên (hoặc địa chỉ email) mới.
2. Chỉnh sửa Contact Group
Trong mục Contacts, chọn tên nhóm địa chỉ cần thay đổi thông tin. Nhấn chọn Add Members trong cửa sổ hiển thị tên nhóm vừa xuất hiện. Với Address Book, nhấn chọn From Address Book và duyệt qua danh sách hiển thị để chọn những địa chỉ email cần bổ sung. Chọn Save & Close để kết thúc.
Thực hiện tương tự để xóa địa chỉ email trong nhóm. Chọn tên nhóm cần thay đổi, duyệt qua danh sách hiển thị, chọn những địa chỉ email cần loại bỏ và nhấn chọn Remove Member. Chọn Save & Close để kết thúc.
3. GO Contact Sync - Backup Microsoft Outlook
GO Contact Sync giúp bạn đồng bộ danh bạ giữa Gmail và Microsoft Outlook rất dễ dàng và nhanh chóng. Qua đó, gửi thư cho những người quen cũ bằng tài khoản Gmail thiết lập trong Microsoft Outlook sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
GO Contact Sync là phần mềm mã nguồn mở, dung lượng 1,08MB (tương thích với mọi phiên bản Windows và Microsoft Outlook 2003/2007/2010).
(http://sourceforge.net/projects/gocontactsync)
Sau khi cài đặt, kích hoạt GO Contact Sync thông qua shortcut trên Start menu > All Programs. Trong giao diện chính của GO Contact Sync, dưới trường Google Account, bạn nhập tên và mật khẩu đăng nhập tài khoản Gmail đã thiết lập trong Microsoft Outlook vào hai hộp Username và Password.
Tiếp đến, điền tên tùy thích cho phiên đồng bộ danh bạ vào hộp Sync Profile dưới trường Sysc Options.
Khung phía dưới gồm năm tùy chọn đồng bộ danh bạ giữa Microsoft Outlook và Gmail khác nhau: Merge Prompt (đồng bộ danh bạ hai chiều và hiện hộp thoại hỏi cách xử trí nếu phát hiện địa chỉ email bị trùng lúc cập nhật), Merge Outlook Wins (đồng bộ danh bạ hai chiều và sẽ chéo đè lên địa chỉ email bị trùng của Gmail), Merge Google Wins (đồng bộ danh bạ hai chiều và sẽ chép đè lên địa chỉ email bị trùng của Microsoft Outlook), Outlook To Google Only (chỉ đồng bộ danh bạ theo chiều từ Microsoft Outlook sang Gmail), Google To Outlook Only (chỉ đồng bộ danh bạ theo chiều từ Gmail sang Microsoft Outlook).
Khai báo tài khoản Gmail và chọn chế độ đồng bộ danh bạ.
Ở đây, do chỉ cần chuyển danh bạ từ Gmail sang Microsoft Outlook nên hãy đánh dấu chọn Google To Outlook Only.
Dưới trường Automization, nếu đánh dấu tùy chọn Auto Sysc thay vì bấm nút Sync, quá trình đồng bộ danh bạ sẽ diễn ra và tự động lặp lại sau khoảng thời gian xác định trong hộp Sync Interval(mặc định là 120 phút).
Khi đã chọn Auto Sync, nên đánh dấu luôn tùy chọn Run program at startup để GO Contact Sync luôn chạy thường trú trên khay hệ thống và tự động đồng bộ danh bạ khi đến thời điểm đã định.
Thời gian đồng bộ nhanh hay chậm tùy thuộc số lượng địa chỉ email liên lạc sẽ đồng bộ, nhưng nhìn chung là rất nhanh.
Khi thấy popup với thông điệp Complete xuất hiện trên khay hệ thống hoặc dòng chữ Last synced at... hiện ra dưới trường Sync Details là hoàn tất.
Từ giao diện chính của Microsoft Outlook, khi nhấp vào nút Contacts, đã thấy danh sách những địa chỉ email quen thuộc thường liên lạc thông qua hộp thư Gmail chạy trên nền web.
Trong cửa sổ soạn thư của Microsoft Outlook, sau khi soạn xong nội dung thư, nhấp vào nút To (hoặc CC), rê chuột vào địa chỉ email của người sẽ nhận thư (nếu muốn gửi cho nhiều người thì giữ phím Ctrl và dùng chuột trái đánh dấu chọn những địa chỉ email tương ứng) rồi bấm OK > Send để gửi thư đi.
(Cnth theo Tạp chí thnh)