a) Tên Dự án: Quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử
b) Tổ chức chủ trì: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
c) Chủ nhiệm và người tham gia chính:
- Chủ nhiệm: ThS.Nguyễn Quang Hưng, Phó Cục trưởng, Cục Công nghệ thông tin, NHNN.
- Thư ký: Nguyễn Thị Nga
- Các thành viên tham gia: Lê Hoàng Chính Quang; Trịnh Mạnh Hùng; Hồ Anh Thư; Đặng Hoàng Tùng; Nguyễn Đại An; Nguyễn Thị Thu Phương; Nguyễn Thị Lan Hương; Trần Lan Phương
d) Mục tiêu của nhiệm vụ: Nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý lưu trữ chứng từ kế toán hiện tại, nghiên cứu các giải pháp, tiêu chuẩn quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử trên thế giới để xây dựng hệ thống quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử tại NHNN cũng như đưa ra một số khuyến nghị triển khai tại các TCTD
đ) Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc:
- Thời gian bắt đầu: Tháng 12/2017.
- Thời gian kết thúc: Tháng 01/2019.
e) Kinh phí thực hiện: 203 triệu đồng.
g) Kết quả thực hiện:
Nhằm mục tiêu phân tích, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý lưu trữ chứng từ kế toán hiện tại, nghiên cứu các giải pháp, tiêu chuẩn quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử trên thế giới để xây dựng hệ thống quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử tại NHNN cũng như đưa ra một số khuyến nghị triển khai tại các TCTD, Dự án DANH.004/17 đã triển khai các nội dung cụ thể sau:
Chương 1 nghiên cứu các vấn đề tổng quan về quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử như cơ sở pháp lý, xu hướng phát triển công nghệ, xu hướng số hóa và lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử. Chương 1 cũng nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế trong việc tổ chức, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử nhằm rút ra các bải học cho Việt Nam. Nghiên cứu tại chương 1 cho thấy việc tổ chức, quản lý, lưu trữ tài liệu nói chung cũng như chứng từ kế toán theo phương thức điện tử là xu hướng tất yếu và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình chuyển đổi từ ngân hàng truyền thống sang ngân hàng số. Tuy nhiên, việc lưu trữ dữ liệu điện tử nói chung và chứng từ kế toán theo phương thức điện tử cần đáp ứng 03 yêu cầu trọng yếu sau: (i) Hệ thống CNTT cho phép lưu trữ lâu dài; (ii) Định dạng thông tin cho phép khai thác bất cứ khi nào và trong dài hạn; (iii) Nội dung thông tin cần đảm bảo được tính toàn vẹn, không bị sửa đổi. Nhóm nghiên cứu cũng đã phân tích chi tiết cách thức các tổ chức quốc tế ứng dụng nhằm đáp ứng các yêu cầu trọng yếu kể trên.
Chương 2 của dự án thực hiện đánh giá hiện trạng quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử tại NHNN thông qua các nội dung: Hệ thống pháp lý quy định về quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử; Hiện trạng quản lý, lưu trữ chứng từ tại NHNN; Hiện trạng và định hướng phát triển CNTT của NHNN; Hiện trạng và định hướng xây dựng hệ thống quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử tại NHNN. Kết quả nghiên cứu cho thấy sự gia tăng/ đa dạng hóa của các hoạt động nghiệp vụ, nhu cầu truy xuất... dẫn đến sự gia tăng chứng từ kế toán khoảng từ 10-15%/năm trong giai đoạn từ 2020 trở đi, đặt ra yêu cầu thiết thực về quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử. Phân tích hiện trạng môi trường pháp lý cho thấy còn có sự thiếu hụt, chưa đồng thuận trong các văn bản QPPL liên quan đến quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử. Về công nghệ, theo kết quả nghiên cứu, hệ thống máy chủ, tủ đĩa, hạ tầng mạng, truyền thông... hiện nay của NHNN về cơ bản đang đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ hiện tại nhưng chưa đủ cho việc quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử. Vấn đề an ninh bảo mật của NHNN cũng đang chú trọng nhằm đảm bảo tốt hơn tính bí mật, toàn vẹn và khả dụng của hệ thống. Trên cơ sở phân tích thực trạng, nhóm nghiên cứu đề xuất định hướng xây dụng hệ thống quản lý lưu trữ chứng từ điện tử tại NHNN gồm các nội dung về mô hình hệ thống, định dạng dữ liệu, các nhân tố đảm bảo an toàn trong lưu trữ, sử dụng và phương án tích hợp với hạ tầng kỹ thuật hiện có của NHNN.
Tại chương 3, nhóm nghiên cứu tập trung đề xuất giải pháp tổng thể quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử tại NHNN và đề xuất áp dụng đối với các TCTD. Theo đó, nhóm nghiên cứu đã chỉ rõ các văn bản cần rà soát, chỉnh sửa, bổ sung, thay thế nhằm xây dựng khung pháp lý về quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo phương thức điện tử tại NHNN cũng như tại các NHTM. Về kỹ thuật, nhóm nghiên cứu đề xuất về mục tiêu/yêu cầu quản lý lưu trữ chứng từ điện tử tại NHNN, đề xuất giải pháp kỹ thuật, thiết kế cấu trúc hệ thống, các cấu phần chức năng, đề xuất quy trình quản lý dữ liệu điện tử, luân chuyển chứng từ, đề xuất giải pháp quản lý người sử dụng và nhóm quyền. Nhóm cũng đưa ra đề xuất về triển khai hệ thống, về tích hợp, nâng cấp phần mềm hiện có và lộ trình triển khai thực hiện.
Đề tài được Hội đồng tư vấn đánh giá nghiệm thu kết quả thực hiện xếp loại khá./.