Hệ thống Văn bản hành chính NHNN chỉ cho phép người dùng truy nhập từ mạng nội bộ NHNN. Để truy nhập vào hệ thống Văn bản hành chính (VBHC) người dùng cần làm như sau:
Từ mạng nội bộ NHNN, truy nhập vào website NHNN, khi đó người dùng sẽ thấy có đường link truy nhập Hệ thống VBHC phía trên Banner:
Trong trường hợp khi truy nhập vào website NHNN mà người dùng không nhìn thấy đường link truy nhập hệ thống VBHC như trên. Người dùng cần kiểm tra lại cấu hình Proxy trên trình duyệt (với các máy có cấu hình Proxy để truy nhập Internet từ mạng tập trung NHNN, cụ thể là kiểm tra lại xem trình duyệt đã bỏ qua Proxy với các dải địa chỉ của NHNN chưa. Chi tiết trong Phụ lục 01 đính kèm.
Trong trường hợp người dùng mạng nội bộ đã cấu hình Proxy đúng (hoặc không dùng Proxy) mà vẫn không thấy đường link truy nhập hệ thống VBHC khi truy nhập vào website NHNN thì có thể truy nhập vào địa chỉ: http://intranet.sbv.gov.vn .
Khi truy nhập vào hệ thống VBHC nội bộ của NHNN, người dùng có thể xem các văn bản đăng tải trên hệ thống này, bao gồm: các VBQPPL, VB chỉ đạo điều hành, thông báo – giấy mời họp, chương trình kế hoạch,…
Khi cần tìm kiếm văn bản trên Hệ thống VBHC của NHNN, người dùng kích vào link “Tra cứu”:
Tại đây người dùng có thể tra cứu VBHC, tra cứu VBQPPL, cụ thể như sau: Người dùng có thể tìm kiếm chính xác xâu ký tự trong số VB và trích yếu; tìm kiếm theo nhiều tiêu chí (cơ quan ban hành, thể loại, loại Văn bản, ngày đăng…..) , người dùng có thể nhập 1 hoặc 1 vài thông tin để thực hiện tìm kiếm. Tuy nhiên với tìm kiếm thông thường, khi người dùng cần tìm 1 văn bản, việc nhập số văn bản và giải pháp nhanh, chính xác và hiệu quả nhất.
Riêng với chức năng tra cứu danh bạ: Hiện nay danh bạ chính thức của NHNN được cập nhật đầy đủ trên cổng TTĐT NHNN nên danh bạ trong hệ thống này không còn được cập nhật thường xuyên, do đó người dùng có thể bỏ qua chức năng về xem và tra cứu danh bạ trên hệ thống này.
Để thực hiện cập nhật, đăng tải VBHC hoặc gửi nhận VBĐT giữa các đơn vị NHNN, người dùng cần thực hiện đăng nhập hệ thống VBHC. Người dùng cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Kích vào link đăng nhập (như hình dưới)
Bước 2: Nhập tên và mật khẩu truy nhập.
Thông thường mỗi đơn vị được cấp 1 tài khoản đăng nhập hệ thống, tài khoản này đại diện cho đơn vị để thực hiện gửi nhận văn bản điện tử với các đơn vị khác trong NHNN. Ngoài ra, thông qua tài khoản đăng nhập này, các đơn vị có thể cập nhật các văn bản hành chính gửi VP duyệt đăng trên trang VBHC nội bộ của NHNN.
Sau khi thực hiện đăng nhập thành công, người dùng sẽ nhìn thấy danh sách các văn bản đến của đơn vị mình được sắp xếp theo thời gian gửi (giảm dần), các văn bản mới ở trên, văn bản cũ hơn ở phía dưới:
Để thực hiện gửi văn bản đi, người dùng kích chọn “Gửi văn bản đi”. Tại giao diện nhập các thông tin của văn bản đi, người dùng lưu ý các trường có đánh dấu * là các trường bắt buộc phải nhập.
Ở giao diện chọn đơn vị nhận, người dùng có thể chọn từng đơn vị riêng lẻ hoặc chọn nhóm các đơn vị bao gồm: Tất các các Vụ, Cục, đơn vị NHTW, tất cả các chi nhánh NHNN, tất cả các chi nhánh NHNN phía Bắc (từ Huế trở ra), tất cả các chi nhánh NHNN phía Nam (từ Đà Nẵng trở vào).
Sau khi chọn xong đơn vị, người dùng lưu ý cuộn xuống cuối cùng và kích chọn “Lưu”
Nếu người dùng không kích chọn “Lưu” mà kích chọn nút Close phía trên thì hệ thống sẽ hủy bỏ thao tác chọn các đơn vị mà người dùng vừa thực hiện.
Sau khi nhập xong các thông tin của văn bản gửi đi, người dùng kích “Gửi văn bản” để thực hiện gửi văn bản đi.
Để xem lại các văn bản đơn vị đã gửi đi và kiểm tra việc nhận văn bản của các đơn vị nhận, người dùng truy nhập vào mục “Văn bản đi”. Tại danh sách các văn bản, người dùng sẽ xem được các thông tin cơ bản bao gồm: Số VB, đơn vị nhận, ngày ban hành, người ký, trích yếu, ngày gửi:
Khi kích vào xem chi tiết một văn bản đi, người dùng dễ dàng xem được danh sách các đơn vị đã nhận cùng chi tiết thời gian nhận:
Ngoài chức năng gửi nhận văn bản điện tử, Văn thư tại các đơn vị còn có thể cập nhật các văn bản gửi Văn phòng NHNN đăng tải trên trang VBHC nội bộ của NHNN.
Để tạo mới 1 văn bản thuộc phần này, người dùng kích vào Mục “Đăng văn bản” rồi kích chọn “Thêm mới”:
Nhập các thông tin về văn bản (Bỏ qua trường “Đ/v phối hợp và xử lý”):
Sau đó nhấn “Gửi phê duyệt” để gửi Văn phòng duyệt đăng. Trong trường hợp chưa muốn gửi phê duyệt ngay thì nhấn “Lưu” để lưu lại để lần sau tiếp tục chỉnh sửa trước khi gửi phê duyệt.
Bộ phận quản trị webmail NHNN